Cómo organizar tus tareas para ser más productivo

Dicen que el tiempo nunca vuelve y que tenemos que cuidarlo, es cierto. Pero muchas veces nos encontramos ante situaciones en las que la lista de tareas pendientes no para de crecer y por muchas tareas pendientes que hagas es imposible ponerse al día completamente. Es como si tuviéramos una larga pila de papeles y cuando quitásemos uno, entraran dos más. Llamar a algún cliente, visitar a otros, organizar una reunión, cerrar presupuestos… siempre hay una tarea más que te impide ir al día completamente.

Por este motivo es tan importante la organización de las tareas y la correcta gestión del tiempo de trabajo… ¡Y más en las grandes empresas! Las mil y una tareas que tenemos que abordar en nuestro día a día del trabajo nos impide dedicarle el tiempo justo y necesario a cada una de ellas para realizar un trabajo óptimo.

Por tanto, para evitar todos estos problemas de acumulación de tareas pendientes y de mala gestión del tiempo, vamos a darte una serie de consejos que te van a ayudar a organizar las tareas de una mejor forma para ser mucho más eficiente. Y es que no hay nada más importante para un trabajador que su tiempo; porque el día no puede durar más de 24 horas.

Antes de entrar en materia de organización de tareas, tienes que empezar separándolas por diferentes niveles de importancia:

• Tareas de nivel A: Son todas aquellas tareas que requieren una responsabilidad muy grande y mucha concentración, por lo que sólo pueden ser desarrolladas por una persona por experiencia o formación o porque una persona tiene un puesto que le permite acceso a herramientas o datos que otros no puede (cuenta del banco, tarjeta…)
• Tareas de nivel B: Estas tareas son importantes, pero se pueden delegar a otras personas con un cierto nivel de conocimiento y experiencia dentro de la empresa.
• Tareas de nivel C: Estas son las cotidianas, las cuales puede hacer cualquier persona de la empresa, tanto por esfuerzo o como por herramientas a su alcance. Por tanto, son las menos importantes de todas (aunque hay que hacerlas) y se puede ser delegadas.

Una vez tenemos clara esta distinción de los niveles de importancia de las tareas, tenemos que tener clara una cosa: hay que priorizar las tareas más importantes, definir sus objetivos y las tareas necesarias para cumplirlos. Es decir, aunque tengamos muchas tareas, es importante que nos centremos en las que son más importantes o tienen mayor prioridad, ya que de esta forma conseguirás que tu equipo se enfoque mucho más y mejore su rendimiento. Además, así concretarás toda la energía del equipo en estos pocos proyectos importantes y maximizarás los resultados.

Un buen truco para la gestión del tiempo, es que antes de empezar la jornada laboral, marques las tres tareas más importantes del día y te centres en cumplir esas tres tareas antes que otra cosa. De esta forma, conseguirás centrarte en lo realmente importante y limitarás las interrupciones y los retrasos.

Estas son tan sólo algunas técnicas para una mejor organización de las tareas tanto de directivos como del equipo de trabajo. Si quieres saber más, puedes visitar nuestra «Escuela de Liderazgo”  que consta de 8 sesiones con 8 temas más que relevantes en la dirección de personas, donde descubriremos juntos cómo se pueden enfocar temas tan importantes como la motivación de tu equipo, la gestión de conflictos, la asunción de responsabilidades, la toma de decisiones, la organización y gestión del tiempo, la delimitación de tareas y roles y… tu propia salud. Porque dirigir personas es una actividad de alto riesgo.